取引先とのコミュニケーションの必要性と円滑にする5つの方法とは？

商品やサービスの販売・仕入れをおこなう相手である「取引先」とのコミュニケーションは、ビジネスを円滑におこない業績や評価を向上するうえで重要なものです。

Web会議システムやテレワークの普及により、オンライン上で取引先とコミュニケーションをおこなうことも増えています。

コミュニケーションの不備による信頼低下やミスを招かないよう、取引先とのコミュニケーションの重要性をあらためて認識し、コミュニケーションを円滑にする方法について考えてみましょう。

取引先とのコミュニケーションが重要な理由

取引先とのコミュニケーションは、信頼関係の構築や維持を図り、認識の相違によるミスや生産性の低下を防止するうえで重要なものです。

信頼関係の構築に不可欠

取引先とのビジネスを円滑に進めるためには、信頼関係の構築が欠かせません。

取引先との信頼関係を築くには、コミュニケーションのなかで誠意を伝え相互理解を深めることで、困りごとがあったら気兼ねなく相談したり課題解決にむけて率直な意見を出し合ったりできる関係になることが重要です。

実績を積み重ねることももちろん大切ですが、取引先との間で信頼関係の構築や維持を図る上で、コミュニケーションは欠かせないものです。

正確でないとミスにつながる

取引先との情報伝達がうまくいかないと、情報の発信側と受信側に認識の相違が起こり、損失や信頼低下につながる大きなミスが発生する恐れがあります。

取引先とのコミュニケーションを正確におこないミスを防ぐには、記憶が残る形でやりとりをしたり、重要な点は繰り返し確認したりと、コミュニケーションのなかでさまざまな対策をおこなう必要があります。

スピードが生産性に影響する

取引先とのコミュニケーションのスピードは、自社や取引先の生産性に影響します。

資料や図面をはじめとしたデータのやりとり、毎回同じ内容の連絡事項や確認事項など、頻繁に発生するコミュニケーションに時間がとられていると、生産性を低下させる原因になります。

データの送受信や管理がスムーズにできるツールを導入する、テンプレートを作成するなど、コミュニケーションをスピーディーにする工夫をおこなうことが求められます。

取引先とのコミュニケーションが必要になるシーン

取引先とのコミュニケーションが必要になる場面には、大きく分けると次の2つがあげられます。

情報共有

進捗に関する連絡や状況報告、販売促進、業務に必要なファイルやデータのやりとりなど、取引先とは頻繁に情報共有をする場面があります。

情報共有をおこなう際のコミュニケーションでは、誤認を生じさせない正確性や、生産性維持のためのスピード感が求められます。

最適なタイミングや方法で過不足なく情報のやりとりができるよう、用いるツールやフローを考えることが大切でしょう。

要望や質問への対応

取引先とのやりとりの中で、要望や質問への対応を求められることや、ときにはクレームが入ることもあります。

取引先からの求めに応えるコミュニケーションは、信頼関係の構築や維持を図るうえでとても重要な場面です。

誠意を示し真摯に応えること、本質的な課題解決につながる対応を考えること、またときには不可能なことは不可能と伝えたうえで自社ができる可能な範囲での対応について提示することなどが求められるでしょう。

オンラインでの取引先とのコミュニケーションが増えている

2020年前後に広まった働き方改革や新型コロナウイルス感染症流行の影響により、デジタル化やテレワーク導入、フリーランスやアウトソーシングとの連携などが大きく進みました。

その結果、取引先との商談や打ち合わせをオンラインでおこなう企業が増えており、コミュニケーションのあり方についてあらためて見直す必要性が高まっています。

定期的に顔をあわせ対面でやりとりすることを前提とした従来のコミュニケーション方法を継続していると、取引先の意図を十分に汲み取れなかったり、信頼関係の構築を難しく感じたりする可能性があります。

オンラインでも誠意が伝わるコミュニケーションの方法や、やりとりをスムーズにおこなえるツールの導入などを検討して、取引先との信頼関係を維持できるよう努めていくことが求められています。

取引先とのコミュニケーションを円滑にする方法

取引先とのオンライン上でのコミュニケーションを円滑にするには、オフラインでのコミュニケーションと同様に大切にすべき点と、オンラインならではの注意が必要な点の、両方に気をつける必要があります。

清潔な服装や誠実な話し方で印象アップ

PCやスマートフォンのカメラとマイクを通じておこなうオンラインコミュニケーションにおいても、身だしなみや話し方が与える印象は、相手に与えるイメージに大きく影響します。

カメラで撮影される範囲が限られることで、対面では気にならなかった部分が目についたり、逆に伝わりにくくなったりすることもあります。

清潔な服装や聞き取りやすい話し方を心がけ、姿勢や目線の高さ、照明などにも気を配りましょう。

自己開示で親みやすさを演出

オンラインのコミュニケーションで信頼関係を一から築く際や、直接会う機会が多かった相手と初めてオンライン上でやりとりする際に、対面でのコミュニケーションと比較して打ち解けにくさを感じることもあるでしょう。

オンラインのコミュニケーションでは、相手が普段見せることのない一面を知ることで親近感を持つ「開放性の法則」を意識し、対面の場合よりも積極的に自己開示をすることが有効です。

プライベートに関する話題や、自分の弱みや失敗談を開示することで、親しみを感じてもらい、興味関心や話しやすさにつなげるとよいでしょう。

こまめな接触で好感を維持する

オンラインを通じたコミュニケーションが主になり、対面で顔をあわせる機会が減ったときこそ、こまめに接触を図り好感を維持することが大切です。

接触回数が多いほど対象の人やものに対して好感を持ちやすい現象を「ザイオンス効果」といい、長時間の接触を1度持つよりも、短い時間での接触を頻繁に持つほうが好感を得やすいことがわかっています。

こまめにお礼や報告のメッセージを送ることを意識し、取引先とのコミュニケーションをとりましょう。

アクティブリスニングで会話の本質を明確に

コミュニケーションのなかで事実や相手の感情を主体的に把握することで、話の本質を明確にする「アクティブリスニング」は、オンラインのコミュニケーションにおいても役立ちます。

カメラ越しでも伝わるようなうなずきを意識する、重要な点をより適切な表現に言い換える、オープンクエスチョンを活用して質問するなどのポイントを意識し、相手が会話の中で気づきを得て本質的な部分を明確にできるよう手助けしましょう。

取引先が本当に求めているものを明らかにすることで、コミュニケーションの正確性を向上し、自社での対応がおこないやすくなります。

ツールの導入で生産性向上

オンラインでの取引先とのコミュニケーションをよりスムーズにおこないたい場合は、ツールの導入を検討するとよいでしょう。

取引先とのやりとりにメールを用いている場合、チャットツールを導入することで会話のようなテンポのよいコミュニケーションが可能になり、オンラインストレージを導入することで大容量ファイルの送受信が簡単かつ安全におこなえるようになります。

取引先の会社の規定によっては、利用できないツールや求められる要件がある場合も考えられるため、導入するツールは相談しながら選定するとよいでしょう。

取引先とのコミュニケーションにオンラインストレージ

取引先とのコミュニケーションは、信頼関係の構築や維持をおこなううえで不可欠なものであり、ミスや生産性低下を防止するためにもさまざまな工夫が求められています。

取引先との情報共有におけるファイルやデータのやりとりもコミュニケーションのひとつであり、ファイル共有や大容量データの受け渡しをスムーズに実施できるツールを導入することで、自社と取引先双方の業務効率化を図ることができます。

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