【セキュアSAMBAユースケース1】
取引先から届く請求書の「開いて、保存して、フォルダへ移す」作業を、メール添付のまま自動化する方法

ファイルを「受け取る」ときに、現場で起きていること

オンラインストレージの導入を検討するとき、多くの方がまず「社外に安全に送れるか」を確認します。ところが、いざ運用が始まると手間として残りやすいのは、取引先や協力会社からファイルを送ってもらう側の作業です。

毎月の請求書、原稿や画像の入稿、アンケートの回収、工事写真の提出。こうしたやりとりは、たいてい次の3つのどれかで回っています。

メール添付は、容量とセキュリティで詰まる

いちばん多いのがメール添付です。相手にとっては慣れた方法ですが、受け取る側には手間が残ります。届いたメールを開き、添付ファイルを保存し、正しいフォルダへ置く。件数が増えるほど、この作業が積み上がります。

さらに、容量の上限で送れない、パスワード付きZIP（PPAP）で送られてきてパスワードを探す、といった問題も起きます。受け取る側の作業を減らさないかぎり、ここは自動化されません。

無料のファイル転送サービスは、記録が社内に残らない

「大きいファイルは転送サービスで」という運用もよく見かけます。手軽な一方で、リンクの発行も保管期限も相手任せになり、いつ・誰から・何を受け取ったのかが社内に残りません。会社として利用を禁止しているケースもあります。

相手にアカウントを作ってもらうのは、心理的ハードルが高い

ストレージのアカウントを取引先にも用意すれば解決はします。ただ、相手からすれば「そちらの都合でログインを1つ増やされる」話です。年に数回しかやりとりしない相手には、特に頼みづらいのが実情です。

解決策：フォルダに「専用のメールアドレス」を付ける

セキュアSAMBA には、フォルダごとに専用のメールアドレスを発行できる「メール添付保存」という機能があります。

しくみ

発行されたアドレス宛にメールを送ると、添付ファイルがそのフォルダへ自動的に保存されます。受け取る側の作業は、あとからフォルダを開くだけです。

取引先にお願いすることは、メールを1通送るだけ

相手に新しい操作を覚えてもらう必要はありません。案内するのは「このアドレス宛に送ってください」の一言です。ログインも、アプリのインストールも発生しません。

そのうえで、送信元のメールアドレスを登録して、送れる相手を絞ることができます。公開されたフォームのように誰でも送れる状態にはならないため、決まった取引先とのやりとりに向いています。

設定手順（4ステップ）

1. 受け取り用のフォルダを決める取引先ごと・用途ごとにフォルダを作っておくと、あとの管理が楽になります（例：「請求書_2026年度」「A社_入稿データ」）。
2. フォルダのメニューから「メール添付保存」を開く受け取り用フォルダの右端にある「︙」を押し、［設定］→［メール添付保存］を選びます。設定できるのは管理権限を持つ方です。
3. 設定を開始する表示される画面で、設定できるフォルダ数（残り30フォルダ）と、添付できるファイルの条件（20MBまで、Word・Excel・PowerPoint・PDFなどのドキュメントと、JPG・PNG・GIFなどの画像）を確認して、［設定を開始］を押します。
4. 送信元のメールアドレスを登録する（任意）「許可したメールアドレスから送信されたファイルのみ保存する」にチェックを入れ、送信を許可する相手を最大10件まで入力して［設定］を押します。登録した相手以外からのメールは保存されません。
5. 発行された専用アドレスを取引先に伝える設定が終わると、そのフォルダ宛の「送信先メールアドレス」が表示されます。［コピー］で取り出して、取引先に伝えます。

設定したフォルダは、管理画面の「メール添付保存」で一覧から確認できます（設定できるのは最大30フォルダ）。

あとは、発行されたアドレスを取引先に伝えるだけです。案内するときは、次の一文を添えてください。理由は次の章で説明します。

つまずきやすい5つのポイント

この機能には、知らないと「送ったのに入っていない」が起きる仕様があります。導入前に押さえておくと、問い合わせがぐっと減ります。

1. 添付は1通に1つだけ

ここが最大の注意点です。1通のメールに2つ以上のファイルが添付されていると、1つも保存されません（メールごと失敗の扱いになります）。複数のファイルを送ってもらうときは、メールを分けてもらってください。

2. 圧縮ファイル（ZIP）は受け取れない

保存できるのは、拡張子で許可されたファイルだけです。Word・Excel・PowerPoint、PDF、画像、テキスト（txt / csv など）は保存できますが、zip などの圧縮ファイルは対象外です。パスワード付きZIPで送られてくる運用が残っている相手には、先に案内しておくと安全です。

3. 添付ファイルは20MBまで

1ファイルの上限は20MBです。動画や大きな図面など、これを超えるものはこの方法では受け取れません。大容量をやりとりする相手には、別の手段（後述）を用意してください。

4. 失敗しても、送信者にはエラーが返らない

上の条件から外れたメールは保存されませんが、送った相手にエラーメールは届きません。送信者は成功したつもりでいます。受け取る側は、しばらく届かないときに操作履歴の「受信失敗」を確認する運用にしておくと確実です。

5. 短時間に大量に送られると、自動的に止まる

60秒間に10通を超えると、その設定は自動的に停止します（管理者に通知メールが届きます）。一斉送信のような使い方には向きません。再開は管理画面から設定を有効に戻すだけです。

ご利用のプランについて
メール添付保存は、すべてのプランでご利用いただけます。

この方法が向いていないケース

正直にお伝えすると、次の3つの場面には向いていません。無理に当てはめるより、別の方法を選ぶほうが確実です。

• 不特定多数から集めたいとき：送信元を制限しない設定にすることもできますが、宛先のアドレスを知っていれば誰でも送れてしまいます。送信元を絞る設定をおすすめします。誰でも投稿できる専用フォームのような使い方には向きません。
• 20MBを超えるファイルを受け取りたいとき：容量の上限を超えます。
• 相手が1通にまとめて何ファイルも送ってくるとき：運用でお願いできないのであれば、次の方法が向いています。

この場合は、取引先にアカウントを発行して、該当フォルダにだけ権限を付ける方法があります。セキュアSAMBA はユーザー数では課金されないため、社外の方の分のアカウントを作っても料金は変わりません。相手にログインしてもらう必要はありますが、容量や添付数の制約なくやりとりできます。

まとめ：受け取りの手間は、設定で減らせる

ファイルを受け取るたびに発生していた「開いて、保存して、移す」の作業は、最初に少し設定しておくだけで無くせます。毎月の請求書や入稿データのように繰り返し発生するやりとりから試してみてください。