【セキュアSAMBAユースケース5】
退職者のアカウントを整理する、ファイルを失わない引き継ぎ手順と「停止」という選択肢

放置されたアカウントが、いちばんのリスク

退職の手続きは、パソコンの返却やメールの停止までは進むのに、ストレージのアカウントだけ残っていることがよくあります。理由はたいてい同じで、「消したらファイルまで消えるのでは」という不安です。

結果として、次のような状態が生まれます。

• 使われていないアカウントが残り、ログインできる状態が続く
• 本人しか権限を持っていないフォルダがあり、誰も中を見られない
• 「あの資料どこ？」が、退職の数ヶ月後に発生する

結論：削除のときに、引き継ぎ先を指定します

セキュアSAMBA では、ユーザーを削除するときに引き継ぎ先の人を指定します。指定しないと削除できない仕組みなので、ファイルが行き場を失うことはありません。

共有フォルダに置かれた資料は動きません。動くのはその人の個人領域だけです（共有フォルダに付与されていた権限も、引き継ぎ先のユーザーに引き継がれます）。引き継ぎ先には、上司や同じ部署の担当者を指定するのが一般的です。

手順

1. 引き継ぎ先を決める同じ部署の担当者か上長。あとで中身を確認できる人にします。
2. 管理画面のユーザー管理から、対象のユーザーを削除するオーナー、またはサブオーナーの操作です（サブオーナーが削除できるのは一般ユーザーのみ）。対象ユーザーの右端の「︙」を押し、［ユーザーを削除］を選びます。
   
3. 引き継ぎ先のユーザーを指定する削除の確認画面の［データと権限を引き継ぐユーザー］に、引き継ぎ先のユーザー名を入力して、［削除］を押します。ここで指定した人のマイフォルダに、退職者名のフォルダが作られます。
   

   マイフォルダ内のフォルダ・ファイルと、共有フォルダに付与されている権限は削除されず、引き継ぎ先のユーザーに引き継がれます。なお、この操作は元に戻せません。

4. 引き継ぎ先で中身を確認する共有すべき資料があれば、共有フォルダへ移します。

判断がつかないときは「停止」にする

退職直後は、まだ問い合わせが来る可能性があります。かといってログインできる状態は避けたい。そういうときは、削除ではなくステータスを「停止中」にする方法があります。

ステータスは、［ユーザー詳細を表示］の［アカウント情報］で［変更］を押すと、［アクティブ］と［停止中］から選べます。

「退職したら停止、半年後に棚卸しして削除」といった運用にしておくと、そのつど悩まずに済みます。ユーザー数では課金されないため、停止のまま残しておくことによる費用の心配もありません。

退職の前にやっておくとよいこと

• 個人のフォルダに、部署で必要な資料を溜めさせない。共有フォルダに置く運用にしておけば、引き継ぎの作業自体が減ります
• その人しか権限を持っていないフォルダが無いか確認する。管理画面の［情報出力］にある「ファイル権限の一括出力（CSV）」で確認できます（オーナーのみ。フォルダ自体の権限は含まれません）
• 本人が発行した外部共有リンクを確認する。退職後も管理権限のある人が削除できますが、把握しておくに越したことはありません

まとめ：消しても、ファイルは消えません

退職者のアカウントが溜まっている会社は、まず停止から始めてみてください。ログインできる状態を止めるだけなら、判断に迷う要素がありません。