【セキュアSAMBAユースケース14】
「あの見積書どこ？」をなくす、タグ・お気に入り・全文検索の使い分け

4つの探し方と、向き不向き

タグ：会社共通の分類をつくる

タグは会社全体で共通の分類です。オーナー・サブオーナーが管理画面のタグ管理で作成し、各自がファイルに付けていきます。

ファイルの「︙」→［タグの追加・変更］でタグを付けます。タグの作成は、管理画面の［タグ管理］から行います。

フォルダは1つの場所にしか置けませんが、タグは横断できます。「請求書」「A社」「2026年度」のように付けておけば、フォルダ構成に関係なくまとめて呼び出せます。

• 1つのファイルに付けられるタグは10件まで
• 付けるには「タグの変更」権限が必要です（閲覧権限では付けられません）
• 管理画面のタグ管理で、どのタグが何件使われているかを確認できます
• タグを削除しても、ファイルは消えません（分類が外れるだけです）

お気に入り：自分だけの目印

お気に入りは自分にしか見えません。1人あたり300件まで登録でき、画面右上に現在の件数が表示されます。毎日開く管理表や、進行中の案件フォルダを入れておく使い方です。

全文検索：中身で探す（条件に注意）

ファイルの中身まで検索できる、ビジネスプラン・エンタープライズプラン向けの有償オプションがあります。便利な一方、対象になる条件が4つあり、ここを知らないと「検索できないじゃないか」となります。

特に①と④は誤解されがちです。有効にする前から置いてあるファイルは、中身では探せません。また、契約書などを PDF で保管している場合、その中身は検索できません。PDF を中心に扱う会社では、ファイル名やタグでの管理を前提に考えてください。

検索キーワードは20文字までです。それより長く入れると、超えた分は無視されます。

絞り込みも使えます

検索結果の画面から、最終更新日・作成日・場所・ファイル種別などの条件で絞り込めます。ゴミ箱の中も検索対象にできるので、「消したかもしれない」ファイルもここで探せます。

まとめ：探し方を決めておくと、フォルダ設計が楽になる

フォルダの階層を深くするより、浅いフォルダ＋タグのほうが探しやすくなります。移行のタイミングは、この設計を見直す良い機会です。