【セキュアSAMBAユースケース2】
取引先への見積書の送付を、パスワード付きZIPから外部共有リンクに切り替える方法

パスワード付きZIP（PPAP）の何が問題だったのか

ファイルにパスワードをかけて送り、同じメールでパスワードを送る。長く使われてきた方法ですが、政府や大手企業が廃止を打ち出したことで、取引先から「別の方法にしてほしい」と言われるケースが増えています。

理由は主に3つです。

• 同じ経路でパスワードも送るため、盗み見られたら意味がない
• 暗号化されたZIPはウイルスチェックをすり抜けるので、受け取る側のセキュリティ対策が効かない
• 送ったあとに取り消せない。宛先を間違えても、相手の手元からは消せない

3つ目が見落とされがちです。渡したあとに何もできないことが、この方法のいちばんの弱点です。

共有リンクに「4つの制限」を付けて渡す

セキュアSAMBA の外部共有リンクは、発行するときに次の4つを設定できます。相手にアカウントは不要で、届いたURLを開くだけで受け取れます。

発行は、フォルダまたはファイルの右端の「︙」から、［共有］→［外部共有リンクの発行］を選びます。表示される画面で、必要な項目にチェックを入れて［発行］を押すだけです（どれも任意です）。

パスワードは、半角英数字記号で8〜64文字、英大文字・英小文字・数字をそれぞれ含める必要があります。［自動生成］ボタンで、条件に合ったパスワードを作ることもできます。有効期限は、「期限切れ時にリンクとリンク元フォルダを自動削除する」設定も選べます。

発行すると、リンクのURLが表示されます。［コピー］で取り出して、相手に伝えます。

特に使われているのが「ダウンロード不可」です。資料を渡してしまうと、その後どこへ転送されても分かりません。「見てもらう」だけで用が足りる場面では、ファイルそのものを渡さない選択ができます。

使い分けの目安

社外の1社に見積書を送る

有効期限：短め（1週間程度）／パスワード：あり／ダウンロード：不可（プレビューのみ）。
金額が入った資料は、見せるだけにしておくと、その後の転送を気にせずに済みます。「ダウンロード不可」にすると、ダウンロード回数の制限とダウンロードのメール通知は、同時には設定できません。

制作物（画像・動画データ）を納品する

有効期限：納品後の確認期間にあわせる／ダウンロード：可。
相手が保存する必要のあるものなので、回数は余裕をもって設定します。

不特定多数に配る資料

パスワードなし・回数は無制限でも構いませんが、期限だけは必ず付けてください。放置されたリンクは、あとから内容を差し替えることもできません。

知っておきたい仕様（ここでつまずきます）

• パスワードと「ダウンロード不可」は、発行後に変更できません。パスワードは画面上も確認できません（発行した人に確認する形になります）。変えたいときは、新しいリンクを発行し直します
• 発行し直すと URL が変わります。同じ URL には戻せないため、相手への再連絡が必要です
• ファイルをゴミ箱に移すと、リンクも一緒に削除されます。ゴミ箱から戻してもリンクは復活しません
• 有効期限は日付単位で、指定した日の終わり（日本時間）まで有効です
• 発行できるリンクの本数や、フォルダごと共有できるかはプランによって異なります

渡したあとに何が残るか

発行したリンクは、左メニューの［外部共有リンク］で一覧にできます。リンクごとに、状態（有効など）、有効期限、アクセス数・ダウンロード数を確認できます。

共有リンクの操作は記録に残ります。誰がいつリンクを発行し、削除したかを管理者があとから確認できます。ダウンロードされたかどうかも、対応プランではアクティビティログで確認できます。

「誰に何を渡したか分からない」状態は、退職や担当変更のときに問題になります。発行した本人が退職しても、リンクは管理権限を持つ人が削除できますので、手が付けられなくなることはありません。

まとめ：渡し方を変えると、渡したあとも管理できる

まずは、いま PPAP で送っている定型のやりとり（見積書・請求書・納品データ）を1つ選んで、リンクでの送付に置き換えてみてください。相手の手間はほとんど変わりません。