【セキュアSAMBAユースケース7】
パート・アルバイトや取引先にもアカウントを配りたい会社が知っておく、「ユーザー数無制限」の意味
こんな課題ありませんか？
「全員分のIDを買うと高いので、部署で1つのアカウントを共有している」
「パートやアルバイトの分まで課金されるのは避けたい」
「取引先にもアカウントを渡したいが、その分の費用が読めない」
オンラインストレージの料金には、1人あたりで決まるものと容量で決まるものがあります。この違いを知らないまま選ぶと、運用が始まってから窮屈になります。
この記事では、容量で決まるタイプの考え方を解説します。
目次[非表示]
人数で課金されると、現場で何が起きるか
1人あたりいくら、という料金体系は分かりやすい一方で、運用ではこんな判断を迫られます。
- 週2日のパートにも、正社員と同じ金額を払うのか
- 年に数回しか使わない役員の分を、どうするか
- 業務委託の方にアカウントを渡すべきか、メールでやりとりするか
- 取引先に渡すのは、費用的に無理だろう
この判断を避けるために、部署で1つのアカウントを共有する運用になりがちです。ところがこれは、いちばん避けたい状態です。誰が何をしたか分からなくなり、退職者が出てもパスワードを変えるだけで済ませてしまいます。
アカウントの共有は、記録を意味の無いものにします
操作履歴が残っていても、全員が同じアカウントを使っていれば「誰が消したか」は分かりません。監査やセキュリティチェックシートへの回答でも、ここは必ず問われます。
容量で決まるタイプの考え方
セキュアSAMBA は容量で料金が決まり、人数では課金されません。有料プランでは、ユーザー数に上限はありません。
管理画面のダッシュボードで、登録ユーザー数と未ログインユーザー数を確認できます。
無制限なのは有料プランのみです
ユーザー数が無制限になるのは、有料プランをご契約の場合です。フリープランは10名まで、14日間無料トライアルも10名までです。
| 人数で決まるタイプ | 容量で決まるタイプ | |
|---|---|---|
| 増員したとき | その分だけ費用が増える | 変わらない |
| パート・アルバイト | 付与するか毎回判断が要る | 全員に配れる |
| 取引先・協力会社 | 費用面で現実的でない | 必要なフォルダにだけ権限を付けて渡せる |
| 退職者の扱い | すぐ消してコストを止めたい | 「停止」のまま残して、あとで整理できる |
| 予算の読み方 | 人数の増減で変動 | 容量の増加だけを見ればよい |
「全員に配れる」ことの実際の効き目
1. 記録が意味を持つ
1人1アカウントになれば、操作履歴の「誰が」が実在の人と結びつきます。退職時もアカウント単位で止められます。
2. 社外の相手にも渡せる
取引先や協力会社にアカウントを発行し、特定のフォルダにだけ権限を付ける使い方ができます。人数で課金されないため、費用は変わりません。大きなファイルを何度もやりとりする相手には、メールより確実です。
3. 「とりあえず止める」ができる
退職したらまず停止、落ち着いてから削除。人数で課金されないので、この運用にコストの理由で反対する人がいません。
見積もりのときに確認すること
人数を気にしなくてよくなる代わりに、見るべきは容量です。次の3点を押さえておくと、あとから足りなくなる事態を防げます。
- いまのNAS・ファイルサーバーの使用量（空き容量ではなく、使っている量）
- 年間の増加ペース。写真や動画を扱う部署があると増え方が変わります
- ゴミ箱の保持日数。削除してもすぐには容量が空きません（標準30日。会社設定で変更可）
なお、機能はプランによって使える範囲が異なります。必要な機能（デバイス認証、フォルダ単位の共有、全文検索など）が対象プランに含まれるかは、あわせて確認してください。
まとめ：人数の判断から解放されると、運用が正しくなる
- 人数課金だと、パート・役員・取引先の扱いで毎回判断が要る
- その結果、アカウントの共有という最も避けたい運用が生まれる
- セキュアSAMBA は容量で課金。有料プランならユーザー数は無制限（フリー・トライアルは10名まで）
- 1人1アカウントにできると、操作履歴と退職時の処理が正しく機能する
- 見積もりでは、いまの使用量・増加ペース・ゴミ箱の保持日数を確認する
いま部署でアカウントを共有している会社は、その1点を変えるだけでも、情報管理の状態がはっきり良くなります。
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