【セキュアSAMBAユースケース10】
Chatworkで受け取ったファイルを、そのまま共有フォルダへ保存する、Chrome拡張の使い方

チャットとストレージの往復に、時間が溶けている

チャットでのファイルのやりとりは手軽ですが、保管場所としては向いていません。過去のやりとりを遡って探すことになり、退職者のチャットに重要な資料が残っていた、ということも起こります。

そこで「チャットで受け取り、ストレージに保管する」運用になりますが、この作業が毎回発生します。

1. Chatwork でファイルをダウンロードする
2. PC のダウンロードフォルダを開く
3. ストレージの画面を開き、正しいフォルダにアップロードする
4. ダウンロードフォルダのファイルを消す

Chrome 拡張で、双方向に行き来できます

セキュアSAMBA は Chatwork との連携に対応しています。Chrome ウェブストアから拡張機能を入れるだけで、Chatwork の画面から直接2つのことができます。

費用はかかりません。Chrome ウェブストアからインストールするだけで使えます。

拡張機能は、Chrome ウェブストアから無料でインストールできます。

① セキュアSAMBAのファイルのリンクを、Chatworkのメッセージ欄に入れる

1. ツールバーの「セキュアSAMBA」のアイコンを押すChatworkのメッセージ欄の上にあるツールバーのアイコンです。
2. 入れたいファイルのリンクマークを押す表示されたファイル選択の画面で、［外部共有リンク］［お気に入り］［タグ］のタブから選び、該当ファイルのリンクマークを押します。
3. メッセージ欄に、ファイル名とURLが入る自動で挿入されるので、そのまま送信できます。

左：ツールバーのアイコン（①）からファイル選択の画面を開き、リンクマーク（②）を押します。右：メッセージ欄に、ファイル名とURLが入ります（③）。

② Chatworkのファイルを、セキュアSAMBAへ直接保存する

過去のメッセージに添付されたファイルも、PCにダウンロードせずに、セキュアSAMBAの指定したフォルダへ保存できます。

1. ファイルの横の［セキュアSAMBAにアップロード］を押すChatwork上のファイルの横に表示されるボタンです。
2. 保存先のフォルダを選ぶ［直近のアップロード先］［お気に入り］［すべての場所］から、保存先を探せます。
3. ［この場所にアップロード］を押すこれで保存が完了します。

［セキュアSAMBAにアップロード］（①）を押すと、保存先を選ぶ画面が開きます。保存先を選び（②）、［この場所にアップロード］（③）を押します。

貼れるファイルと、その意味

メッセージ欄に挿入できるのは、外部共有リンク、タグを付けたファイル・フォルダ、お気に入りです。

この「タグ」と「お気に入り」が地味に効きます。よく貼るファイル（価格表、申込書の雛形、会社案内）にタグを付けておけば、毎回フォルダを掘らずに挿入できます。

社外とのやりとりにも使えます

Chatwork でつながっている取引先に資料を渡すとき、ファイルそのものを送る代わりに期限付きの共有リンクを貼れます。あとから内容を差し替えても、相手が見るのは常に最新版です。ダウンロード不可の設定にすれば、見せるだけにもできます。

導入時の注意点

• Chrome 拡張機能として提供しています。ほかのブラウザでは利用できません
• 会社で拡張機能のインストールが制限されている場合は、情シスに確認が必要です
• 拡張機能を入れるのは使う人それぞれです。全社で使うなら、導入手順を案内する担当を決めておくとスムーズです

まとめ：チャットは流れるもの、ストレージは残すもの

チャットは流れていくもの、ストレージは残すもの。役割を分けたうえで行き来を楽にするのが、いちばん現実的な運用です。