【セキュアSAMBAユースケース11】
取引先が提出物を置いたら、メールで気づける、フォルダ内更新通知の使い方

「置きました」の連絡が、意外と手間

共有フォルダでのやりとりは、置く側も受け取る側も、結局こんな運用になりがちです。

• 置いた人が、わざわざチャットやメールで「入れました」と連絡する
• 連絡を忘れると、置かれたことに誰も気づかない
• 受け取る側が、念のため毎朝フォルダを開いて確認する

月末の請求書、週次の報告書、写真の提出。繰り返し発生するやりとりほど、この手間が積み上がります。

フォルダにファイルが追加されたら、メールで届きます

セキュアSAMBA には、指定したフォルダにアイテムが追加されたときにメールで知らせる「フォルダ内更新通知」があります。

設定手順

1. 管理画面で機能を有効化するオーナーの操作です。管理画面の［設定］を開き、「機能」の［フォルダの更新を通知］をONにします。
   

   管理画面の［設定］の「機能」にあるスイッチをONにします。設定されているフォルダ数（最大50フォルダ）も、ここで確認できます。

2. 通知したいフォルダを決める提出物を集めるフォルダなど、追加が意味を持つ場所を選びます。
3. そのフォルダの更新通知を設定するオーナー・サブオーナーの操作です。フォルダの「︙」を押し、［設定］→［更新通知］を選びます。
   
4. 通知先を指定する社内のユーザーか、メールアドレスを直接指定します。合わせて10件までです。［通知する］を選ぶと、通知先を入力する欄が表示されます。
   

   ［通知する］を選ぶと、通知先（ユーザー、またはメールアドレス）を入力できます。入力できる数は、合わせて10件までです。

設定できたかは、一覧画面で確認できます。通知が有効なフォルダには、フォルダ名の横に「ベルマーク」が表示されます。

社外のメールアドレスも直接指定できます。取引先に「提出されたら担当へ通知」といった使い方もできます。

上限と、つまずきやすい点

• 通知先の候補に出てこない人がいる場合は、そのフォルダの権限が無いか、メールアドレスが未登録です
• 「通知しない」に変更して保存すると、設定済みの通知先は削除されます。一時的に止めたつもりでも、戻すときは入力し直しです
• フォルダをゴミ箱に移動すると、設定も削除されます。ゴミ箱から戻しても復活しません
• 会社全体でオフにすることもできます（管理画面の［設定］）
• ビジネスプラン以上で利用できます（フリー・トライアル・スタンダードプランでは利用できません）

相性のよい組み合わせ

受け取り用のフォルダに専用のメールアドレス（メール添付保存）を設定し、同じフォルダに更新通知をかけると、こうなります。

取引先がメールを送る → ファイルが自動でフォルダに入る → 担当者に通知が届く

受け取る側は、何もしていません。月次の定型業務ほど効果が出ます。

まとめ