【セキュアSAMBA活用事例16】
重要書類を、上長の承認後にだけ社外へ共有する、外部共有リンクの発行承認の使い方

外部共有リンクとは

外部共有リンクは、ファイルやフォルダを、URLで社外の人に渡せる機能です。メールにファイルを添付する代わりに使えて、受け取る相手のアカウントは要りません。リンクには、有効期限・パスワード・ダウンロード回数・ダウンロード不可（プレビューのみ）を付けられます。

基本の使い方は、取引先への見積書の送付を、パスワード付きZIPから外部共有リンクに切り替える方法で解説しています。この記事は、そこから一歩進んだ使い方です。

共有のたびに上長へ確認する運用の、限界

取引先にファイルを渡す場面で、「社外に出す前に、上長に見てもらう」というルールを決めている会社は多くあります。ところが、メールやチャットで毎回確認する運用は、次のような理由で続きにくくなります。

• 確認が担当者任せになる。急いでいるときは、確認を飛ばして発行してしまうことがある
• 承認の記録が残らない。あとから「誰が・何を・誰に出したか」を確かめにくい
• 宛先の間違いに気づきにくい。リンクを送ったあとでは、取り消す手段が限られる

「確認してから出す」を人の注意に頼らず、仕組みで外せないようにするのが、今回紹介する発行申請（承認フロー）です。

承認されるまで、リンクが開けない仕組み

発行申請（承認フロー）は、外部共有リンクを発行する前に、管理者があらかじめ決めた承認者の承認を必須にする機能です。承認されるまでは、リンクを外部から開くことはできません。

流れは次のとおりです。

1. オーナーが、承認者と対象を設定する管理画面の［設定］にある「外部共有リンク」欄の［リンクの発行申請］で、［必須にする］を選び、承認者と、申請が必要な人（対象）を設定します。
2. 対象の人が、［申請］を押す対象の人がファイルの［共有］から外部共有リンクを発行しようとすると、「外部共有リンクの発行申請」画面が開き、［申請］ボタンが表示されます。
3. 承認者が、［許可］か［却下］を選ぶ承認者に、メールと画面の「依頼」で連絡が届きます。内容を確かめて選びます。
4. 許可されたら、申請した人がリンクを共有する許可されると、申請した人にメールで通知されます。申請した人は、依頼の詳細画面からリンクを共有します。

使い始めるには、承認者が1名以上、対象が1件以上必要です。どちらかが空だと、有効にできません。

申請の状況は、「依頼」画面で確かめる

申請したあとは、画面左の［依頼］の「あなたが出した依頼」タブで、申請の状況を確かめられます。承認されるとステータスが「完了」になり、リンクが発行されます。

パスワードを付けて申請したときは、承認後にステータスが「要設定」になります。申請した人がパスワードを設定すると、リンクが発行されます。承認や却下のときは、メールでも知らせが届きます。

こんな場面で使われます

「申請が必要な人」と「承認者」の組み合わせは、会社の運用に合わせて決められます。たとえば、次のような設計が考えられます。

人事が内定者に入社書類を送る

申請対象：人事部のグループ／承認者：人事部長。
個人情報を含む書類なので、宛先や書類に間違いがないかを、上長が確認してから送れます。

店長代理がアルバイトにシフト表を配る

申請対象：シフト管理者／承認者：店長。
シフト表にはスタッフの氏名や連絡先が載っているので、店長以外が配るときは、店長の確認を挟めます。

介護施設が提携医療機関に記録を共有する

申請対象：介護スタッフのグループ／承認者：施設長、または相談員。
ケア記録や写真は個人情報なので、現場のスタッフが独断で外に出せないようにします。

知っておきたい仕様（ここでつまずきます）

• 自分の申請は、自分で承認できません。必ず別の承認者が承認します
• 申請を経て発行したリンクは、あとから変更できません。変更するときは、新しいリンクを発行し直します（通常の外部共有リンクと同じです）
• 承認者・対象者が1名だけのときは、その人を削除できません。承認フローが、知らないうちに無効になるのを防ぐためです
• 却下するときは、コメントを添えられます。コメントは、申請した人への通知に入ります。申請した人は、申請を取り下げることもできます
• パスワード付きのリンクも申請できます。パスワードは、承認されたあとに、申請した人が設定します
• 対象に入っていない人は、これまでどおり自由に発行できます。全員に適用したいときは、［すべてのユーザー］を対象に指定します
• 承認者・対象者の変更や削除は、操作履歴に記録されます

公開前に、送り先を確認できる

リンクの発行や削除は、操作履歴に残ります（詳しくは活用事例2）。一方で、メールを送ったかどうかと、送り先は残りません。

発行申請を使うと、承認者が、リンクを公開する前に、送り先を確認できます。誤送信を防ぐ手段として、とくに効果があります。

まとめ：「確認してから出す」を、仕組みにする

まずは、個人情報や金額が入った資料を社外に出すことが多い部署（人事・経理・営業など）を1つ選んで、対象と承認者を決めてみてください。