【セキュアSAMBA活用事例18】
外部共有リンクのパスワードと有効期限の付け忘れを、管理者の設定で防ぐ方法

外部共有リンクとは

外部共有リンクは、ファイルやフォルダを、URLで社外の人に渡せる機能です。メールにファイルを添付する代わりに使えて、受け取る相手のアカウントは要りません。リンクには、有効期限・パスワード・ダウンロード回数・ダウンロード不可（プレビューのみ）を付けられます。

基本の使い方は、取引先への見積書の送付を、パスワード付きZIPから外部共有リンクに切り替える方法で解説しています。この記事は、そこから一歩進んだ使い方です。

「ルールを周知する」だけでは、設定漏れがなくならない

外部共有リンクには、有効期限やパスワードなどの設定があります。ただ、それを付けるかどうかは、発行する人の判断に任されています。

社内規程で決めて周知しても、忙しい現場では、設定が抜けてしまいます。管理者が1件ずつ確認するのも現実的ではありません。ルールの周知や個別のチェックに頼らず、発行の時点で、設定が抜けないようにするのが、この機能の狙いです。

「必須項目」と「初期値」を、管理者が決める

オーナーが、管理画面の［設定］にある「外部共有リンク」欄の［詳細設定の必須項目と初期値］で、リンクの発行時に必ず設定させたい項目と、その初期値を決められます。

1. 必ず設定させたい項目を選ぶ有効期限・パスワード・ダウンロード不可（プレビューのみ可能）・ダウンロード回数制限の、4項目から選べます。
2. 有効期限とダウンロード回数の初期値を決める有効期限は「リンクの発行日から◯日後まで表示」で決めます。必要なら、リンクを発行する人が変更できないように固定します。
3. ユーザーが、初期値の入った画面でリンクを発行するリンクを発行しようとすると、初期値が入った状態で、発行画面が開きます。固定した項目は、変更できません。
4. 必須の項目を設定しないと、発行できないそのため、設定漏れがなくなります。

各項目の意味と使い分けは、取引先への見積書の送付を、パスワード付きZIPから外部共有リンクに切り替える方法で解説しています。ここでは、管理者が決められる内容だけを整理します。

こんな場面で使われます

この機能が効くのは、「社内ルールがしっかり決まっている」場面です。

情シスが、全社の外部共有ルールを統一する

「パスワード必須・有効期限は14日で固定」といった社内規程を、そのまま設定に反映できます。ルールの周知や、個別のチェックが要らなくなります。

店舗スタッフが、スマホで販促素材を送る

期限などの初期値が、最初から入っています。忙しい現場でも、項目を1つずつ設定せずに発行できて、期限が切れれば、自動で見られなくなります。

設計部が、外注先に図面データを送る

ダウンロード回数を1回で固定しておけば、図面の転送や再配布を防げます。技術情報を社外に出すときも、安心して共有できます。

知っておきたい仕様（ここでつまずきます）

• この設定を変えると、変更前に発行したリンクは、変更できなくなります（削除だけできます）。新しい設定を適用したいときや、リンクの内容を変えたいときは、リンクを発行し直します。事前に、ユーザーへ周知してから変更することをおすすめします
• 設定できるのは、オーナーだけです。
• パスワードの条件や、有効期限の最長（92日）は、通常の外部共有リンクと同じです。会社独自のパスワードポリシーには、できません（必須にすることはできます）
• この機能は、プランによって使えるかどうかが異なります（Chatworkユーザー特別プラン・ビジネスプラン・エンタープライズプランで使えます）

まとめ：ルールを、設定に落とし込む

まずは、いまの社内規程にある「外部共有のルール」（パスワード、有効期限など）を書き出して、そのまま設定に反映できるものから、必須にしてみてください。